Ao pensar em Saúde e Segurança no Trabalho (SST), há imediata reflexão sobre leis, normas e orientações a serem adotadas para proteger a empresa, garantindo a conformidade com a legislação trabalhista como um todo e com as exigências previdenciárias, essas notadamente envolvidas com tributos. São compromissos legais e morais essenciais para garantir um ambiente de trabalho seguro e saudável, promovendo a qualidade de vida dos trabalhadores e evitando os custos e impactos negativos associados a acidentes e doenças ocupacionais.
Para atender à toda legislação e conseguir alcançar objetivos positivos, as empresas contam com um importante aliado, que é uma ferramenta eficaz que otimiza resultados, reduz tempo, acelera processos, eleva o nível de segurança, potencializa a produtividade e ainda economiza custos: o software de SST.
Todo software tem como objetivo simplificar a gestão. Quando um software de SST não cumpre com as exigências legais, podem ocorrer diversas consequências como penalidades legais, riscos para a saúde e segurança dos trabalhadores, perda de credibilidade, aumento dos custos, e com isso ele perde seu potencial nas operações.
Em muitas funcionalidades do software a aplicação da tecnologia é ponto importante para aumentar a agilidade, otimizando os controles de rotinas diárias. A tecnologia aplicada à SST, que vem desempenhando um papel cada vez mais importante nesse campo, auxiliando na gestão e na criação de ambientes de trabalho seguros, tem evoluído rapidamente nos últimos anos, trazendo muitas soluções inovadoras.
Nos últimos anos, presenciamos avanços significativos em áreas como inteligência artificial, realidade virtual, internet das coisas e automação. Novos dispositivos e softwares são constantemente desenvolvidos e lançados no mercado, trazendo inovações e melhorias para a vida das pessoas. A velocidade com que a tecnologia se torna obsoleta também aumentou consideravelmente. O que era considerado avançado há alguns anos, hoje pode ser considerado ultrapassado. Isso se deve à velocidade com que as empresas lançam novas versões e atualizações dos seus produtos, buscando sempre melhorar o desempenho e agregar novas funcionalidades.
No entanto, é importante ressaltar que a rapidez da evolução tecnológica também traz desafios, como a necessidade de adaptação e aprendizado constante para acompanhar as mudanças, além das questões éticas e de privacidade que surgem com o avanço da tecnologia. Portanto, é necessário um equilíbrio entre a velocidade da inovação e a conscientização dos impactos que ela pode trazer para a sociedade. A busca desse equilíbrio exige do desenvolvedor do software de SST um misto de audácia para acompanhar a evolução tecnológica e de cautela para não tornar o uso do software muito complicado.
A tecnologia é sempre um elemento que provoca resultados positivos quando é introduzida de uma forma adequada em ambientes organizacionais. Embora a tecnologia tenha trazido muitos benefícios para os ambientes ocupacionais, também pode ter alguns elementos negativos como dependência excessiva, falta de interação humana, excesso de informações e especialmente dificuldades técnicas.
No SIGOWEB procuramos esse “ponto ótimo” que é dinâmico e tem sempre uma necessidade de readequação. Nesse momento o Sistema oferece aos usuários como recursos tecnológicos esses:
- Certificado digital
- Leitor biométrico
- Tablet
- Urna eletrônica para eleição de CIPA
- SMS e e-mail
CERTIFICADO DIGITAL
O certificado digital permite a autenticação de documentos eletrônicos com validade jurídica, garantindo autenticidade, integridade e confidencialidade das informações. É necessário definir o que é um certificado digital e mesmo o diferenciar da assinatura digitalizada, pois são duas tecnologias diferentes relacionadas à segurança da informação.
O certificado digital é um arquivo eletrônico que contém informações de identificação de uma pessoa física ou jurídica, como nome, CPF/CNPJ e chave pública. Ele funciona como uma espécie de documento de identidade digital e é emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada. O certificado digital é utilizado para autenticar a identidade do titular em transações eletrônicas, garantindo a integridade e a validade jurídica das operações.
Já a assinatura digitalizada é uma reprodução digital da assinatura escrita em papel. Ela não possui o mesmo nível de segurança e validade jurídica que a assinatura digital, pois não passa por processos de criptografia ou autenticação. A assinatura digitalizada é comumente utilizada em documentos impressos que são posteriormente digitalizados para serem enviados eletronicamente, como contratos ou memorandos.
Resumindo, o certificado digital é uma tecnologia que utiliza chaves criptográficas para autenticar a identidade de uma pessoa ou organização em transações eletrônicas, enquanto a assinatura digitalizada é uma cópia digitalizada da assinatura escrita em papel, que tem menos segurança e validade jurídica.
O certificado digital facilita a troca de informações entre empresas, profissionais e órgãos reguladores. Por exemplo, no SIGOWEB é possível emitir e assinar digitalmente documentos como PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional), PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos), PCA (Programa de Conservação Auditiva), PPR (Programa de Prevenção de Riscos), LTCAT (Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho e LIPs (Laudos de Insalubridade e Periculosidade). Também o ASO pode receber a assinatura do profissional médico através do certificado digital.
Todos esses documentos assinados dessa forma podem ser enviados de forma segura e rápida, o que além de agilizar processos, contribui para reduzir impressões. Como todos eles podem ser baixados, essa atividade pode ser fornecida por exemplo à clientes de prestadores de serviço, pelo que inclusive passa a inexistir até mesmo a necessidade de envios de arquivos, já que o cliente do prestador tem acesso ao SIGOWEB mediante login e senha que lhe foi fornecida e que lhe permite acesso a páginas limitadas no Sistema, onde ele poderá baixar os documentos que lhe interessarem.
Em resumo, o certificado digital traz inúmeros benefícios para saúde e segurança no trabalho, contribuindo para a modernização, agilidade, segurança e sustentabilidade na troca de informações e na realização de transações eletrônicas.
LEITOR BIOMÉTRICO
Um leitor biométrico é um dispositivo eletrônico que usa tecnologia de reconhecimento de características físicas únicas, como impressões digitais, íris, voz, rosto, entre outras, para identificar e autenticar a identidade de uma pessoa. Cada tipo tem suas próprias vantagens e desvantagens, e a escolha do tipo de leitor biométrico depende da aplicação específica.
O tipo mais comum de leitor biométrico é o de impressão digital. É o mais usado por ser mais simples e ter o melhor custo-benefício. Para implementar esse controle, é necessário um sistema que possua um dispositivo de leitura biométrica, como um leitor de impressão digital, conectado ao SIGOWEB. Inicialmente há que se dispor do cadastro biométrico: Cada trabalhador deverá fazer o cadastro de suas informações pessoais, juntamente com a leitura de sua impressão digital no sistema. Esses dados serão armazenados em uma base de dados para futuras consultas.
Registro de entrega de EPIs
A entrega e comprovante de recebimento de equipamentos de proteção individual (EPIs) mediante biometria é um método que utiliza a tecnologia biométrica para garantir a segurança e a rastreabilidade no processo de fornecimento desses equipamentos. Também é usado para registro de treinamentos ministrados.
O processo de entrega e comprovante de recebimento de EPIs segue os seguintes passos:
- Registro de equipamentos: Os EPIs serão cadastrados e registrados no sistema, indicando a quantidade, tipo e número de série de cada equipamento.
- Solicitação de EPIs: Quando um trabalhador necessitar de EPIs, ele deverá fazer a solicitação no sistema, indicando o tipo e a quantidade necessária.
- Autorização de entrega: Após a solicitação ser analisada, um responsável autoriza a entrega dos equipamentos.
- Coleta biométrica: No momento da entrega, o trabalhador deverá fazer a leitura de sua impressão digital no dispositivo biométrico, para confirmar sua identidade.
- Registro de entrega: Ao realizar a leitura biométrica, o sistema registrará o horário, data e local da entrega, bem como o nome do trabalhador responsável pelo fornecimento dos equipamentos.
- Comprovante de recebimento: Após a leitura biométrica, um comprovante de recebimento será gerado, contendo as informações da entrega, que poderá ser impresso ou enviado por e-mail para o trabalhador.
Registro de comparecimento à treinamentos
Para implementar o registro de treinamentos por biometria por impressão digital é necessário seguir as seguintes etapas, partindo-se do princípio de que o leitor de impressão digital está conectado ao SIGOWEB e de que já está disponível o cadastro biométrico.
O processo de registro de treinamentos segue os seguintes passos:
- Realização do treinamento: Durante o treinamento, os participantes devem ser direcionados a realizar a leitura biométrica no dispositivo disponibilizado. O sistema irá comparar as informações biométricas capturadas com as informações cadastradas previamente e registrar a presença do participante.
- Armazenamento e análise dos dados: Após cada treinamento, os registros de presença por biometria devem ser armazenados no sistema de gestão. Esses dados podem ser utilizados para análise de frequência, acompanhamento de desempenho, entre outros.
A utilização do registro de treinamentos por biometria proporciona maior segurança e agilidade na identificação dos participantes, eliminando a necessidade de uso de métodos de registro tradicionais, como lista de presença em papel. Além disso, a biometria garante a veracidade dos registros, uma vez que é baseada em características únicas de cada indivíduo.
Esses métodos de controle oferecem várias vantagens, como a redução de erros e fraudes, o registro das entregas no caso de EPIs e de comparecimento à treinamentos, garantindo a segurança e o cumprimento das normas de segurança no trabalho.
TABLETS NA AVALIAÇÃO ERGONÔMICA PRELIMINAR
O uso de tablets no SIGOWEB são extremamente úteis na coleta de dados em avaliações ergonômicas preliminares por várias razões:
- Acessibilidade e portabilidade: Os tablets são leves, compactos e fáceis de transportar, o que permite aos avaliadores coletar dados em qualquer lugar, seja em campo, em laboratórios ou em escritórios.
- Facilidade de uso: Os tablets são simples e intuitivos de usar, o que facilita a coleta de dados por qualquer pessoa, mesmo que não tenha experiência técnica avançada.
- SIGOWEB é um Sistema multiplataforma: Isso significa que o software pode ser executado em diferentes sistemas operacionais, como Windows, MacOS, Linux e Android, e por essa característica com o uso do tablet ocorre a coleta de dados o que facilita a análise posterior deles.
- Monitoramento em tempo real: Com tablets, os avaliadores podem coletar dados e visualizá-los instantaneamente, o que permite um monitoramento em tempo real das condições ambientais. Isso é especialmente útil em avaliações ambientais em que é necessário acompanhar mudanças rápidas no ambiente. Igualmente é possível obter-se fotos que são anexadas ao material coletado.
- Conectividade: Os tablets possuem conexão à internet, o que facilita a sincronização automática com o SIGOWEB.
- Redução do uso de papel: A coleta de dados em papel pode ser demorada e gerar uma quantidade significativa de desperdício de papel. Com tablets, é possível realizar a coleta de dados completamente digital, reduzindo assim o uso de papel e os impactos ambientais associados.
Em resumo, os tablets são ferramentas muito úteis e eficazes na coleta de dados em avaliações ergonômicas preliminares, proporcionando facilidade de uso, portabilidade, conectividade e monitoramento em tempo real.
URNA ELETRÔNICA PARA ELEIÇÃO DE CIPA
A votação da CIPA pode ser realizada tanto presencialmente, quanto online. O primeiro formato é lento e demanda muito esforço, visto que os votos são registrados por meio de cédulas de votação em papel.
Para declarar o processo concluído, é preciso garantir que 50% dos trabalhadores da empresa registrem o seu voto. Além disso, toda a contagem é feita manualmente. Dependendo da quantidade de votantes, essa etapa gasta muitas horas.
Já a votação da CIPA por urna eletrônica online, cujo processo é o adotado no SIGOWEB, dá mais praticidade aos trabalhadores e a quem precisa acompanhar o processo.
No SIGOWEB, para votar, os trabalhadores recebem por SMS e e-mail um login e uma senha para acessar a página. Por fim, basta escolher o candidato e votar. Caso opte, logo após a votação on-line, o comprovante será enviado por e-mail.
As vantagens de votar a CIPA por urna eletrônica online são:
1. É um processo seguro: A votação online é criptografada para proteger informações e fazer a computação dos votos de forma eficiente e segura.
2. Segurança do SIGOWEB impede repetição de votos: Essa segurança é fundamental para impedir a repetição de votos no sistema eletrônico de votação. Ao implementar técnicas como autenticação de eleitores, controles de acesso, criptografia, registro de votos, auditoria e revisão, é possível garantir a integridade do processo eleitoral e a confiabilidade dos resultados.
3. A apuração de votos é ágil: A votação online permite um acompanhamento em tempo real dos números de votantes, para que se possa saber qual o percentual de trabalhadores que já registrou o seu voto. Assim que é finalizada, a apuração já fica pronta imediatamente.
4. Centraliza todas as informações: Mesmo que trabalhadores possam votar por qualquer mídia (computador caseiro, celular, tablet) pois o SIGOWEB é responsivo, todas as informações do processo são armazenadas em um único lugar. Ao final da votação, elas podem ser extraídas em arquivos PDF para arquivamento.
SMS E E-MAIL
Short Message Service (SMS) é um serviço de mensagens de texto integrado Aos telefones celulares e outros dispositivos móveis. Ele usa protocolos de comunicação padronizados que permitem que dispositivos móveis troquem mensagens de texto curtas.
Embora SMS e e-mail sejam ferramentas de comunicação amplamente utilizadas em muitos setores, não são comumente associados à SST. No SIGOWEB ambos são usados para enviar informações importantes sobre:
Afastamentos:
Para afastamentos pela mesma doença com duração superior a 15 dias em um período de 60 dias, é necessário encaminhar o trabalhador à Previdência Social para realizar a solicitação do benefício por incapacidade temporária (antigo auxílio-doença).
O SIGOWEB controla essa condição e quando ela ocorre envia um SMS e e-mail à um responsável pelo encaminhamento, indicado pela empresa para receber as notificações.
Confirmação de agendamento de consultas médicas:
Abaixo, exemplo de e-mail enviado por ocasião do agendamento de uma consulta médica:
“Prezado(a) [Nome],
Obrigado por agendar uma consulta médica em nossa clínica. Para confirmar o seu agendamento, entre em contato conosco o mais rápido possível através dos seguintes meios:
SMS: Por favor, envie a palavra “CONFIRMAR” para o número [Número SMS] até [Data] para garantir o seu horário.
Email: Responda a este email com o assunto “CONFIRMAR” até [Data] para garantir o seu horário.
Lembramos que seu horário agendado é para a data [Data da Consulta] às [Horário da Consulta]. Pedimos que chegue com 15 minutos de antecedência, trazendo todos os documentos necessários para um atendimento eficaz.
Pedimos que você confirme o agendamento para que possamos garantir a disponibilidade do médico e evitar atrasos desnecessários. Caso não confirmemos o agendamento até [Data], poderemos entrar em contato para oferecer o horário a outra pessoa.
Caso precise reagendar ou cancelar sua consulta, pedimos que nos avise com a maior antecedência possível, para que possamos ajustar nossa agenda e oferecer o horário a outros pacientes que possam estar aguardando.
Agradecemos a preferência e estamos à disposição para qualquer dúvida ou esclarecimento adicional.
Atenciosamente,
[Nome da Clínica]
[Contato da Clínica]“
Treinamentos:
Abaixo, exemplo de e-mail enviado por ocasião do agendamento de um treinamento:
“Caro [Nome do empregado],
Espero que esta mensagem encontre você bem. Gostaria de comunicar sobre um treinamento que precisará realizar para desenvolver ainda mais suas habilidades e conhecimentos na empresa.
O treinamento [nome do treinamento] está previsto para ocorrer no período de [data] a [data]. Ele será ministrado por [nome do instrutor/empresa responsável]. Este treinamento é de extrema importância para aprimorar sua performance na empresa e contribuir para sua evolução profissional.
O programa de treinamento incluirá sessões teóricas e práticas, que o ajudarão a aperfeiçoar suas habilidades nas seguintes áreas: [listar as principais áreas que serão abordadas].
Para garantir que você tenha uma experiência proveitosa, pedimos que confirme sua disponibilidade para participar deste treinamento até [data-limite]. Caso não possa comparecer, solicitamos que entre em contato com a equipe de recursos humanos para agendarmos uma nova data.
Importante lembrar que a participação no treinamento é obrigatória e conta como parte de seu desenvolvimento profissional. Você receberá um certificado de conclusão após a finalização do curso.
Pedimos que entre em contato com [nome do responsável pelo treinamento ou departamento de recursos humanos] para confirmar sua participação e obter todas as informações adicionais relacionadas ao treinamento.
Agradecemos desde já sua colaboração e dedicação em buscar constantemente o aprimoramento profissional. Temos certeza de que esse treinamento será um passo importante em sua carreira na empresa.
Atenciosamente,
[Seu nome]
[Seu cargo]
[Empresa]”
Elaboração de laudos médicos e/ou ambientais (engenheiro e técnico de segurança no trabalho)
Nas atividades de Gestão do FAP – um conjunto de funcionalidades fornecidas pelo SIGOWEB – há envolvimento de médicos e de engenheiros ou técnicos de segurança para elaboração de eventual subsídio a ser enviado ao perito médico da Previdência Social, buscando o seu convencimento de que o afastamento do trabalhador não tem conotação ocupacional. Também médicos e engenheiros ou técnicos de segurança participam da elaboração de contestação à concessão de um benefício acidentário – B91, quando há documentação que possa comprovar a falta da vinculação dele com o trabalho.
Nesses casos tanto médicos e de engenheiros ou técnicos de segurança recebem SMS e e-email informando da existência de um subsídio ou contestação para ser elaborada.
Comunicação interna entre equipe de atenção especial ao trabalhador
A Atenção Especial consiste em uma abordagem estruturada e mediada por funcionalidades do SIGOWEB, onde se prioriza a prevenção das doenças, por meio de orientação, diagnóstico precoce e acompanhamento sistêmico entre outros. Nela se funde a atuação da saúde ocupacional, assistencial e todos os programas apontados sob a rubrica da “saúde”.
Além de ser uma maneira efetiva na redução de custos em saúde, ela ainda é capaz de, em alguns locais, resolver cerca de 80% das queixas dos pacientes. É uma solução relativamente simples e seu funcionamento é baseado no atendimento à pacientes sem que haja encaminhamento direto às instâncias de prestação de serviço mais sofisticadas, onde casos de simples resolução podem resultar em excesso de meios de diagnósticos, de consultas a especialistas e de internações hospitalares que não beneficiam os pacientes e apenas os planos de saúde.
A Atenção Especial oferece esses serviços preventivos através de uma equipe multidisciplinar constituída por médicos, pessoal de enfermagem, ergonomistas, fisioterapeutas, psicólogos e nutricionistas, ente outros profissionais. Ao atender às demandas gerais, também se comporta como “porta de entrada” para o necessário encaminhamento de casos mais complexos, que requerem avaliação mais aprofundada.
A equipe da Atenção Especial também pode acompanhar doenças já estabelecidas, os casos crônicos, sem que haja necessidade de regulares e custosas visitas à especialistas. Ainda, os afastados por benefícios previdenciários podem receber cuidados oferecidos pela equipe, para melhorar suas condições e proporcionar boas condições de retorno ao trabalho.
Toda a equipe envolvida na Atenção Especial pode comunicar-se de forma interna no SIGOWEB, através de e-mails redigidos e encaminhados diretamente dentro do Sistema.
Conclusão
Apresentamos a atual tecnologia embarcada no SIGOWEB e que se constitui pelos certificados digitais, leitores biométricos, uso de tablet, urna eletrônica para eleição de CIPA e envios de SMS e e-mail, e onde cada uma delas tem específica aplicação.
Na utilização dessas tecnologias tomamos precauções a fim de evitar possíveis problemas que pudessem prejudicar a qualidade do produto final.
Adotamos medidas de cautela que incluíram:
- Realização de testes de integração: Foi importante realizar testes rigorosos para garantir que a tecnologia embarcada funcionasse corretamente e se integrasse perfeitamente com o software.
- Verificação de compatibilidade: A tecnologia embarcada é toda compatível com o hardware e sistema operacional em que o software será utilizado.
- Monitoração do desempenho: Fundamental para identificar possíveis problemas de desempenho e tomar medidas corretivas, se necessário.
- Segurança: Certificamo-nos de que a tecnologia embarcada incorporada ao software é segura e não representa um risco para os usuários ou para a própria aplicação.
- Consideração do impacto nos recursos do sistema: Avaliamos o consumo de recursos, como memória e processamento, pela tecnologia embarcada, para garantir que não houvesse impactos negativos no desempenho geral do software.
Ao tomar essas precauções, foi possível minimizar os riscos e garantir a qualidade do software com a tecnologia embarcada oferecida.
A oferta tecnológica atualmente inclui essa variedade de produtos que atendem às necessidades dos consumidores no presente.
No entanto, ofertas futuras poderão incluir como exemplo, inteligência artificial, realidade virtual/aumentada, monitoramento remoto de pacientes, entre outras das muitas possibilidades tecnológicas em constante evolução.
