A gestão da Saúde e Segurança do Trabalho (SST) através de planilhas Excel é prática muita difundida. Essa planilha foi desenvolvida em 1985 para os computadores da Apple e em 1987 surgiu a versão para o Windows.

Planilha Excel é muito boa para números mas não para outros dados como texto ou imagens.

Ela é mais adequada para organizar e analisar dados numéricos, fazer cálculos, criar gráficos e tabelas. Para dados não numéricos, como texto, imagens ou outros tipos de mídia, é mais indicado usar outras ferramentas.

Administrar a SST de uma empresa é importante para a longevidade do negócio, e atualmente com a falta de tempo em que vivemos é preciso abandonar as planilhas em Excel e automatizar processos para ganhar tempo com muitas tarefas que requerem maiores cuidados.

Diariamente, técnicos e gestores enfrentam uma avalanche de planilhas preenchidas manualmente, nos quais cada dado precisa ser minuciosamente incluído. Este processo consome um tempo valioso, que poderia ser dedicado a atividades mais estratégicas e analíticas.

Perda de tempo! Eis a grande motivação para abandonar planilhas Excel em gestão de SST!

As planilhas necessitam alterações e atualizações e isso significa outra perda de tempo.

Com planilhas manuais se gasta mais tempo coletando dados do que os analisando (mais perda de tempo…).

Planilhas do Excel diminuem a produtividade pois cada membro da organização pode formatar e alterar os dados conforme lhe convém. E isso vai gerar um caos, tendo que refazer trabalhos que levaram horas para serem finalizados. Com isso, haverá uma queda na produtividade, além de mais perda de tempo – tempo esse que poderia estar sendo usado para outras áreas da empresa.

As perdas de tempo significam aumento de custos. E quando se trata de custos é tanto o custo de mão de obra quanto de tempo para preencher dados em diferentes planilhas.

O último e igualmente importante motivo para que você deixe suas planilhas do Excel no passado é que elas não estão aptas a serem conciliadas com outros sistemas.

Por exemplo: Geração de arquivo XML para envio ao eSocial não é possivel por planilhas Excel pois o formato padrão de um arquivo Excel (.xls ou .xlsx) não é compatível com a estrutura de um arquivo XML.

A tecnologia avança cada vez mais e não faz sentido usar um software que se originou em 1985 em 2024. Muitas tarefas que antes eram feitas em planilhas Excel hoje são feitas de forma mais rápida e prática usando softwares que automatizam e simplificam tarefas ou fazem com que seja mais fácil analisar certas informações, diminuindo o tempo gasto com essas atividades e aumentando a sua eficiência.

Isto se obtém investindo em um sistema de gestão.

O SIGOWEB é um software de SST diferenciado no mercado.

É desenvolvido com tecnologia de ponta e possui funcionalidades exclusivas que atendem às necessidades específicas dos nossos clientes. Além disso, investimos constantemente em pesquisa e inovação para garantir que nosso software esteja sempre atualizado e oferecendo o melhor desempenho possível. Dessa forma, podemos oferecer aos nossos clientes uma solução robusta e eficiente que os ajuda a alcançar seus objetivos de forma rápida e eficaz.

A adoção do SIGOWEB por alguma organização requer que o seu estágio de maturidade esteja ao menos no “calculativo”.

Cada estágio de maturidade de cultura de segurança do modelo Hudson (1) é descrito abaixo:

• Estágio patológico– neste estágio não há ações na área de segurança do trabalho na organização. O máximo que procura fazer é atender à legislação.
• Estágio reativo– neste estágio as ações da organização da área de saúde e segurança no trabalho são realizadas somente depois de acidentes do trabalho terem acontecido. Ações não são sistemáticas, busca dar respostas aos acidentes do trabalho, procurando remediar a situação.
• Estágio calculativo– neste estágio a organização tem sistema para gerenciar riscos nos locais de trabalho, mas ainda não tem a visão sistêmica da saúde, segurança e meio ambiente. Ações estão mais voltadas para quantificar os riscos.
• Estágio proativo – é o desenvolvimento do estágio de transição para o estágio da cultura construtiva. O líder da organização, com base nos valores da organização, conduz as melhorias contínuas para a saúde, segurança e meio ambiente. Procura se antecipar aos problemas antes que eles aconteçam.
• Estágio construtivo– existe um sistema integrado de saúde, segurança e meio ambiente, no qual a organização se baseia e se orienta para realizar seus negócios. A organização tem as informações necessárias para gerir o sistema de segurança do trabalho, está constantemente tentando melhorar e encontrar as melhores formas de controlar os riscos.

Patrick Hudson: “Safety Culture – Theory and Practice”, 2001 – download em

https://www.researchgate.net/publication/235050886_Safety_Culture_-_Theory_and_Practice

https://www.scielo.br/j/gp/a/zGfQrqLQ5qPVZTvNR6kxsDH/

A gestão em saúde e segurança no trabalho é o conjunto de medidas e práticas adotadas por uma organização para promover a saúde e proteger a integridade física e mental dos seus trabalhadores. Isso inclui a implementação de políticas de saúde e segurança no ambiente de trabalho, a realização de avaliações de riscos e de impactos à saúde dos colaboradores, a elaboração de planos de prevenção e contingência de acidentes, a promoção de programas de prevenção de doenças relacionadas ao trabalho, a capacitação dos funcionários em práticas seguras, entre outras ações.

Do inicio do século XX até os dias atuais, notamos que a evolução dos processos de sistema de informação cresceu em ritmo acelerado, chegando a Era da Informática, onde as informações são obtidas e compartilhadas em tempo real, seja de empresa para empresa, de filiais para matriz localizadas em qualquer parte do mundo.

Para um pequeno empreendedor, que mesmo nos dias de hoje ainda é dependente de muitas folhas de papel ou de planilhas em Excel, a margem de erro administrativo é enorme, a empresa não tem vantagem competitiva por não utilizar um sistema de gestão, apresenta menor produtividade, os processos são mais lentos e trabalhosos e as informações não são precisas.

A grande função de um software de gestão é agilizar e automatizar os processos rotineiros da empresa, deixando com isso maior tempo livre para tarefas mais importantes, ter informações precisas e em tempo real, o que diminui a margem de erro e integrar as diferentes áreas da empresa, organizando e extraindo dados que auxiliam o gestor para a tomada de decisão.

Estudos apontam que ter um sistema de gestão amplia em 40% as possibilidades de uma loja expandir sua atuação, pois ganha em agilidade e dinamismo de tomada de decisão. Além disso, pode reduzir os custos mensais em mais de 10%, pois reduz o índice de erros e ainda diminuiu o período gasto em administrar informações e dados dispersos significativamente, sobrando mais tempo para fazer o que realmente importa. (Fonte: Revista Exame)

MOTIVOS PARA FUGIR DO EXCEL E ADOTAR UM SISTEMA DE GESTÃO

Controle e segurança das informações

Muitas vezes o empresário cria planilhas e coloca informações desnecessárias ou pouca informação, o que acaba dificultando na tomada de decisão. Isso sem falar na possibilidade de corromper um arquivo em Excel ou de perder um notebook ou pen drive com todas as informações da empresa.

Um software de gestão fornece as informações necessárias através de dashboards com gráficos e indicadores para que o gestor saiba exatamente a situação da empresa e tenha informações confiáveis para uma futura decisão, além disso, possui a vantagem dos dados sempre estarem protegidos através do uso do Cloud Service e backups feitos regularmente.

Integração das áreas da empresa

Em uma empresa é necessário que pessoas e departamentos trabalhem de forma integrada, isto é muito complicado para ser feito utilizando planilhas, gera margem para erros de digitação, dados sobrepostos, informações comprometidas e acaba levando futuramente a tomada de decisões erradas.

Como um software de gestão integra as áreas da empresa, proporciona maior confiança nos dados e os erros são praticamente nulos, pois o próprio sistema tem a função de verificar a confiabilidade dos dados em tempo real.

Redução de custo

Utilizar o Excel gera alto custo de mão de obra e de tempo para alimentar informações em diversas planilhas, conferência de informações e leva a retrabalhos. Com a utilização de um sistema de gestão, diversos custos podem ser reduzidos com os processos acontecendo de forma automática e sem a necessidade de ter um funcionário alimentando o sistema, além disso, outros itens simples do dia-a-dia podem ser reduzidos também, como gastos com papel, impressão, entre outros.

As planilhas em Excel podem ser úteis para dados pontuais ou para controles financeiros menores de uma empresa, mas quando o objetivo é ter uma melhor gestão de seu negócio, sem dúvida investir em um sistema de gestão é a melhor opção a ser feita, ainda mais quando há um crescimento da empresa e as informações já não são fáceis de serem administradas com planilhas.

Você já teve de lidar com dezenas de planilhas no Excel, muitas vezes espalhadas em diferentes pastas do seu computador, e ficou perdido com tantos documentos? Então este post é para você!

Planilhas de orçamento de obra, viabilidade econômica, cálculo do BDI, gestão de custos, cronograma físico-financeiro… São tantas que a chance de você se confundir acabam sendo gigantes!

Por isso, aqui, você vai entender as razões pelas quais suas planilhas já não fazem mais sentido. E também vai descobrir o que fazer para melhorar sua rotina!

Lembre-se que administrar bem uma empresa é essencial para a estratégia de crescimento. Independentemente do porte da companhia, o método adotado para organizar demandas e ter um panorama de fácil acesso de tudo o que acontece na instituição fará a diferença no dia a dia empresarial.

Por essa razão, fazer uso de planilhas no Excel já não é mais a melhor maneira de administrar a sua empresa. É hora de automatizar os processos, e nós vamos te explicar como.

Conheça 5 motivos para abandonar suas planilhas no Excel e adotar um ERP eficiente.

Planilhas no Excel: por que abandonar este hábito?

As planilhas são, inicialmente, boas opções para fazer a gestão de pequenas empresas e negócios que estão começando. Mas conforme os negócios vão evoluindo e se tornando mais complexos, elas deixam muito a desejar.

Vamos entender o porquê.

1) Quanto tempo você gasta preenchendo planilhas? 

De acordo com uma pesquisa da Faculdade de Negócios da Universidade de Dartmouth nos EUA, 38% dos usuários de planilha as utilizam uma ou duas vezes por semana,  29% mensalmente e 18% diariamente.

Em qual destas categorias você se encaixa?

Muitos dos trabalhos que envolvem controle de informações e gerenciamento acabam passando por planilhas. Mas muita gente não gosta de preenchê-las ou só atualiza as planilhas porque é obrigatório.

De acordo com Rafael Ávila, da Luz Planilhas Empresariais, os argumentos das pessoas que não gostam de usar planilhas são quase sempre os mesmos:

• 50% acham planilhas complicadas
• 37% não tem tempo para desenvolver planilhas
• 10% acham que planilhas são limitadas

Com um ERP você não precisa preencher planilhas, mas sim alimentar um software com informações que se integram às outras áreas da sua empresa.

Mas qual a diferença na prática?

Digamos que você precisa liberar o pagamento dos empreiteiros de acordo com uma medição de obra. Você pode fazer a medição no Sienge e já comunicar o Financeiro para fazer a liberação da verba, que ficará registrada nas Contas a Pagar.

2) Você consegue analisar suas planilhas de forma rápida e eficiente?

Você já se sentiu perdido ao ver várias planilhas abertas e não conseguir chegar na informação que você precisa?

Digamos que você precise saber do custo real da obra, e para isso, vai precisar verificar o trabalho do setor financeiro, do setor de obras, compras, e até mesmo do empreiteiro e dos pedreiros.

É difícil fazer uma análise completa sem se confundir no meio de várias informações. A probabilidade de que haja algum número errado também é alta. Como garantir uma melhor qualidade das análises?

O Sienge possui entre suas funções, um módulo BIaaS  (Business Intelligence) que consolida dados da operação diária da sua empresa, gerando assim indicadores e dados específicos que auxiliam na tomada de decisões.

Para fazer uma comparação, podemos dizer que o Sienge BiaaS funciona como o painel do seu carro que mostra a velocidade, combustível, temperatura e outras informações importantes, só que nesse caso são dados da sua empresa e obras que resultam em indicadores a partir do seu uso do Sienge.

3) Planilhas no Excel diminuem a produtividade?

Planilhas no Excel diminuem a produtividade a partir do momento em que geram retrabalhos. Ainda que existam diferentes áreas numa empresa, ela é um organismo único e seus dados devem ser consolidados para que a gestão seja positiva.

Se cada grupo transformar suas planilhas do jeito que lhes convém, vai causar um enorme caos e diminuir a produtividade da empresa como um todo. Por isso, um sistema de gestão pode ser útil para centralizar todas as informações.

Com as informações centralizadas, os profissionais de diversos setores têm igual noção dos acontecimentos e números da organização. Você pode até acreditar que um sistema de computação em nuvem é suficiente para suprir os problemas causados pela gestão feita com dezenas de planilhas.

Mas cada departamento requer filtros específicos. Nesse ponto, o sistema em nuvem não resolve. Diante disso, um ERP consegue fornecer as especificidades de cada setor, oferecendo padrões e melhorando a gestão.

4) Risco de Perda de Dados

De acordo com um levantamento da empresa americana de softwares de Recursos Humanos Bambo HR, 90% das planilhas de organizações contêm erros significativos.

Outra informação da pesquisa da Universidade de Dartmouth mostra que 63% pessoas que trabalham com planilhas não mantém arquivo das informações inseridas nestes documentos. Além disso, 51% das planilhas contém entre 1000 e 10000 células.

É difícil encontrar informações precisas e sempre disponíveis. Imagine ter todo o histórico das operações da sua empresa arquivado e consolidado. Com um ERP isso é possível. Seus dados estarão todos no mesmo lugar e fáceis de serem encontrados.

Outra vantagem é a proteção de seus dados. 73% das planilhas das empresas não possuem o mínimo de proteção, são arquivos abertos. Muitas vezes essas informações são estratégicas e, se caírem em mãos erradas, podem dar muita dor de cabeça.

Com um ERP como o Sienge você trabalha apenas com conexões seguras na Nuvem e nossa equipe se responsabiliza por fazer backups e garantir a segurança dos seus dados.

5) Falta de confiabilidade das informações

Confiabilidade das informações é quando os elementos de uma planilha fornecem dados insuficientes ou mesmo equivocados, como você viu no tópico anterior. Nesse sentido, não é possível confiar no que está descrito.

Possuir muitas planilhas separadas pode gerar alguns problemas, dentre eles:

• Perda de planilhas
• Confusão entre documentos
• Falhas ao transferir dados de uma planilha para outra
• Desatualização das informações

Um software de gestão possibilita que profissionais de diferentes setores de uma empresa tenham um panorama com telas com gráficos e indicadores. Dessa forma, analistas, desenvolvedores e gestores sabem exatamente a situação atual da empresa com informações confiáveis para tomadas de decisões acertadas.

6) Os dados de diferentes planilhas conversam entre si?

As planilhas são muito utilizadas por serem uma alternativa gratuita e de fácil acesso. Mas elas podem ser uma solução daquelas onde o barato sai caro. Ou seja, podem gerar uma perda de dinheiro enorme na sua empresa.

Isso porque em qualquer companhia, é essencial que as pessoas e departamentos trabalhem de maneira integrada. Fazer isso com uso de planilhas é inviável.

Ao utilizar planilhas no Excel, você precisa criar uma para cada necessidade, por exemplo: gestão de custos, controle de estoque e medição de obras. Só nesses casos já seriam necessárias 3 planilhas diferentes.

Com um sistema de gestão, a integração é feita de modo automático, proporcionando mais confiança, menos erros e mais produtividade. Os melhores ERPs são totalmente integráveis ao sistema de gestão empresarial da organização.

Além disso, um sistema de gestão não substitui apenas suas planilhas no Excel como também são responsáveis diretas por tornar os processos mais ágeis. O controle feito de qualquer forma não é eficaz sem uma análise, sem produzir inteligência.

Um software de gestão como o Sienge pode parecer um gasto alto, mas o Retorno do Investimento chega rápido com a economia que ele proporciona.

Veja o caso contado por Felipe Lordelo da Ten Engenharia:

“Com o módulo de Gestão de Ativos do Sienge, conseguimos acompanhar o consumo de combustível dos equipamentos, descobrimos equipamento com problema, e roubos de combustível de várias máquinas. Mesmo que fossem roubos pequenos, de 5 ou 10 litros cada um, de máquina em máquina, isso causava um prejuízo de cerca de R$30 mil/mês. Esse é um exemplo de como o Sienge nos proporciona uma economia absurda.”

Um software de gestão reduz o tempo que você gasta tentando decifrar um grande volume de informação e ainda permite enxergar desvios e tomar decisões mais acertadas.

7) Você consegue trabalhar em equipe usando planilhas?

Quem usa as suas planilhas? Segundo a pesquisa da Universidade de Dartmouth, 48% das planilhas são compartilhadas com uma ou duas pessoas e 30% com uma equipe maior ainda.

Como trabalhar em conjunto, buscar informações em vários lugares diferentes e não perder o controle do que foi alterado? Como saber se os dados estão corretos?

Felipe Lordelo, Engenheiro Civil na Ten Engenharia nos conta como o Sienge o ajudou por ser totalmente web, podendo ser acessado em qualquer lugar e a qualquer hora:

“Antes era preciso ficar no Excel, dentro do servidor, tinha que estar lá no escritório ou acessando remotamente. Era muito difícil abrir o arquivo, fechar, trabalhar em equipe. Hoje com o Sienge, mesmo que sejam 10 horas da noite, posso ver a informação que eu quero, e ainda ter 3, 4 pessoas trabalhando ao mesmo tempo, isso facilita bastante.”

8) Aumento de Custos

Outro motivo relevante para abandonar suas planilhas no Excel é o aumento de custos. E quando se trata de custos é tanto o custo de mão de obra quanto de tempo para preencher dados em diferentes planilhas.

As planilhas no Excel podem ser funcionais para dados pontuais. Mas quando os objetivos incluem melhorar a gestão de um negócio, a história é outra.

Com um sistema de gestão, diversos custos podem ser reduzidos com processos automatizados. Assim, não existe a necessidade de ter um funcionário alimentando o sistema manualmente. Além disso, gastos cotidianos como impressão e papéis físicos não existiriam.

Quer estruturar sua empresa, para que ela não dependa de planilhas?

Nós te damos um motivo extra!

Veja um estudo de caso que mostra como o Sienge transforma o investimento feito no software em lucro para sua empresa em pouco tempo:

A equipe do Sienge fez um estudo junto a uma construtora que cogitava contratar o Sienge, mas o considerava muito caro para a sua realidade.

Mostramos como o investimento poderia ser recuperado em apenas uma obra:

Estudo do caso:

• • Obra com área de 10.000 m2
  • Custo médio do m2: R$ 1.800,00
  • Custo total da obra: R$ 18.000.000,00
  • Custo do material: 60%

• Custo do material da curva ABC (Os 80% mais importantes): R$ 8.640.000

Com o sistema de Orçamento de Obra do Sienge, a empresa teria parâmetros de preços, quantidades e controle do que está sendo pedido para comparar com o orçado. Supondo que com essas ferramentas fosse gerada uma economia de 1% apenas sobre o valor dos materiais da curva ABC. Mesmo com um aproveitamento mínimo dos recursos, a redução dos custos chegaria a R$ 86.400.”