INTRODUÇÃO

Você utiliza um software de saúde e segurança no trabalho (SST) e não está satisfeito com ele.

As principais razões para isso são as de que o software está desatualizado diante das atuais necessidades do setor, expressas pelo eSocial e pelas novas NRs. Também pode ter sido desenvolvido com um layout confuso, que exige muita concentração por parte do usuário em executar tarefas, o que origina cansaço e irritação. Pode ter uma infinidade de ícones e a necessidade de recordar a que cada um conduz, com uma navegação difícil, obrigando o usuário a abrir diversas telas para conseguir concretizar alguma atividade.

Ainda, os documentos impressos, resultado final de todo trabalho, são incompletos e exigem edição através do Word ou Excel.

O objetivo principal do artigo é ajudar os leitores a encontrar soluções para sua insatisfação com o software que utilizam, identificando as causas da insatisfação e orientar a procura por alternativas adequadas.

CONSEQUÊNCIAS DA ESCOLHA INADEQUADA DO SOFTWARE DE SST

Quando se trata de recursos inadequados, é comum ficarmos frustrados e desapontados com as expectativas que estabelecemos. Aqui estão algumas expectativas comuns que podem não ser alcançadas devido à falta de recursos adequados:

1. Tempo de conclusão prolongado: Se não tivermos os recursos certos para realizar uma tarefa ou projeto, o tempo de conclusão provavelmente será prolongado. Isso pode resultar em atrasos ou ainda na incapacidade de finalizar o trabalho.

2. Resultados de baixa qualidade: A falta de recursos pode prejudicar a qualidade dos resultados. Sem as ferramentas e materiais adequados, é difícil alcançar um resultado final satisfatório de acordo com as expectativas estabelecidas.

3. Falta de precisão ou técnica: Recursos inadequados podem levar a falhas na precisão ou na técnica necessária para um determinado trabalho. Isso pode resultar em erros ou em uma qualidade inferior ao esperado.

4. Dificuldade em alcançar metas específicas: Sem recursos adequados, pode ser difícil alcançar metas específicas estabelecidas. Isso pode levar à frustração e desmotivação, pois não somos capazes de atingir o resultado esperado.

5. Sobrecarga de trabalho: A falta de recursos pode levar a uma sobrecarga de trabalho. Se não tivermos as ferramentas certas para nos ajudar, podemos precisar fazer mais esforços do que o necessário para concluir uma tarefa, o que pode levar ao estresse e à exaustão.

6. Aumento de custos: Ocorre pelo aumento das horas de trabalho para efetuar tarefas em softwares que exigem maior demanda por parte dos usuários.

O SOFTWARE DE SST É GENERALISTA OU ESPECIALISTA?

A identificação da característica do software é importante para conhecer o sistema que é utilizado e para encaminhar a solução para uma troca qualificada.

A diferença entre um software generalista e um software especialista está na sua capacidade de atender a uma variedade geral de necessidades ou a necessidades específicas de um setor ou área de conhecimento. Enquanto o software generalista possui funcionalidades genéricas aplicáveis a diferentes contextos, o software especialista é desenvolvido para resolver problemas específicos e atender às exigências de um setor ou indústria específica.

Usuários de softwares de SST generalistas na imensa maioria não tiveram a possibilidade de escolher qual a ferramenta de trabalho que desejam. Essas soluções são módulos de sistemas de folha que é utilizado pela organização e por uma questão de comodidade passaram a ser utilizados.

Sistemas de folha – fornecedores de soluções que se configuram como softwares generalistas – não têm a especialização necessária para entregar as soluções que atualmente o setor requer, ampliada com o advento do eSocial e pelas novas NRs 1, 5, 7, 17 e 38.

Até há pouco tempo (± 2 anos) as soluções generalistas eram satisfatórias, não tanto pela qualidade do que ofereciam mas pelo fato de que as exigências da SST eram bem menores do que as de atualmente. A geração de um ASO e a impressão do PCMSO e do PPRA abrangia a quase totalidade do que a SST necessitava, e ouso afirmar que para isso nem mesmo era necessária a existência de um software de SST.  Também os registros de entregas de EPIs e de treinamentos podiam ser efetuados sem sistema, havendo controles por planilhas excel.

Atualmente esse cenário mudou!

NOVO CENÁRIO DA SST

Com a chegada o eSocial as informações que eram anteriormente armazenadas apenas pelas empresas passaram a ser divulgadas para órgãos governamentais, como a Receita Federal, o Ministério do Trabalho e a Previdência Social. Essa mudança ao mesmo tempo que garante mais transparência e precisão na prestação dessas informações, facilita o processo de fiscalização por parte do governo.

Por isso agora é necessário um maior cuidado na qualidade dos dados de SST e em consequência, maior precisão e confiabilidade no software que é utilizado para a coleta, envio e guarda desses dados.

Digamos que a fase” romântica” da SST deu lugar ao tempo das “consequências”.

Essa mudança ocorreu em um curto período e em muitas organizações ainda não foram devidamente compreendidas. Um exemplo paradigmático disso é o envio do arquivo .XML para eventos de SST do eSocial (os S-2210, S-2220 e S-2240). O seu conteúdo não recebe auditoria por parte da empresa para conhecer o que é informado, supondo-se que a questão se encerra com o envio quando na realidade ela ali se inicia.

Não se alcançam resultados satisfatórios com uma cultura que prioriza o passado sem atentar para as mudanças que ocorreram e requerem novos sistemas e processos.

Se o software que você utiliza é um “generalista” é útil saber que com as novas NRs surgiram muitas exigências, e que sistemas generalistas têm extrema dificuldade em oferecer as atualizações por elas requeridas:

• Na NR 1 há o inventário de riscos e os planos de ação, assim como as ordens de serviço e a relação contratante / contratada.

• Na NR 5 o “mapa de riscos” é repaginado.

• Na NR 7 a integração do PGR com o PCMSO é uma obrigação, e o relatório analítico do PCMSO chegou com mais itens do que o anterior relatório anual, entre esses o que requer a análise comparativa do relatório atual com o anterior.

• Na NR 17 há a avaliação ergonômica preliminar.

• Na NR 38 a exigência de registros de rotas, áreas de abrangência, dimensionamento das equipes, duração das atividades, descrição de equipamentos e veículos. Também faz menção aos pontos de apoio para as necessidades fisiológicas e as refeições. Nessa NR os treinamentos receberam menção especial, com diretrizes de conteúdos, tempos de duração para os teóricos e práticos.

Em resumo, há pouco mais de 2 anos softwares generalistas de SST atendiam as limitadas demandas do setor, mas com a chegada do eSocial e das novas NRs surgiram maiores exigências e ao não conseguirem adaptar-se a elas se tornarem obsoletos.

Portanto, se essa é a solução que lhe oferecem, saiba que sua irritação com ela é plenamente justificada pois os sistemas generalistas, por não terem condições de oferecer plenas e otimizadas soluções, atualmente estão defasados no tempo.

PORQUE SOFTWARES DE SST GENERALISTAS CONTINUAM OBSOLETOS

Como soluções de SST generalistas são fornecidas por sistemas de folha, elas são desenvolvidas por profissionais da área de informática, como programadores, analistas de sistemas e desenvolvedores de software. Esses profissionais possuem conhecimentos técnicos e habilidades em linguagens de programação, bancos de dados e processos de negócio relacionados à folha de pagamento. Além disso, eles também precisam compreender as leis trabalhistas e regulamentações relacionadas à área, a fim de desenvolver um sistema preciso e eficiente.

São inegavelmente pessoas qualificadas para os propósitos dos sistemas de folha que não são exatamente os de atender às atuais exigências requeridas pela SST.

Um desenvolvedor “generalista” possui um conhecimento mais amplo, mas menos profundo, abrangendo várias áreas, mas certamente não tantas como um especialista que desenvolve um software de SST, que é alguém que possui um conhecimento aprofundado nessa área em específico.

Aqui estão algumas razões pelas quais um especialista pode fornecer melhores soluções do que um generalista:

1. Conhecimento aprofundado: Um especialista possui um conhecimento aprofundado e especializado em uma área específica. Isso significa que eles possuem um entendimento mais detalhado dos conceitos, teorias e práticas relacionadas àquela área. Essa especialização permite aos especialistas identificar os problemas com mais precisão e propor soluções mais adequadas.

2. Experiência prática: Especialistas frequentemente têm uma vasta experiência prática na área em que são especializados. Eles têm trabalhado em projetos realistas, enfrentaram desafios específicos e adquiriram experiência prática valiosa. Essa experiência prática fortalece sua capacidade de resolver problemas e encontrar soluções eficientes.

3. Atualização contínua: Um especialista está constantemente atualizado sobre as últimas necessidades legais em sua área de especialização. Eles dedicam tempo e esforço para se manterem atualizados e acompanhar as mudanças em curso. Essa atualização constante os torna cientes das melhores práticas e soluções mais recentes, possibilitando que ofereçam soluções mais inovadoras.

4. Foco: Ao se especializarem em uma área específica, os especialistas podem se concentrar em aprimorar suas habilidades e conhecimentos nessa área. Eles estão imersos em um campo específico, permitindo-lhes desenvolver um foco mais afiado. Esse foco lhes permite ver detalhes e nuances que podem passar despercebidos por um generalista, permitindo-lhes encontrar soluções mais eficazes.

5. Possibilidade de encontrar soluções inovadoras: A especialização permite que uma pessoa se concentre em um problema específico e explore várias abordagens e soluções. Essa imersão em uma área específica pode levar a descobertas mais profundas e inovadoras, uma vez que a pessoa tem um conhecimento mais detalhado e habilidades especializadas para resolver problemas específicos em seu campo.

6. Rede de contatos: Como especialistas se envolvem em sua área de especialização, eles geralmente têm uma ampla rede de contatos dentro dessa área. Isso pode incluir outros especialistas, pesquisadores, profissionais e organizações relevantes. Essa rede de contatos possibilita a colaboração, o compartilhamento de conhecimentos e o acesso a recursos adicionais, aumentando ainda mais a qualidade das soluções oferecidas.

Diante do exposto se constata que esperar de sistemas generalistas idênticas soluções otimizadas como as oferecidas por um especialista é frustrante e inútil.

Esperar soluções de alguém que não tem as condições adequadas para oferecê-las pode levar a resultados insatisfatórios e desperdício de tempo. É importante ser realista e procurar apoio nos profissionais ou pessoas capacitadas para lidar com o tema de um software de SST adequado.

Cenário ideal: a organização é “dona” de um software especialista que tem integração sistêmica com o sistema de folha. Com isso os dados organizacionais – setores, cargos, empregados – existentes no sistema de folha estão sempre atualizados no software especialista.

O QUE PRECISA APRESENTAR UM SOFTWARE ESPECIALISTA 

Agora que você já sabe a origem da sua impaciência diante do software generalista que lhe proporcionaram, é preciso considerar a troca por outro.

Ao realizar uma troca, é fundamental considerar a qualidade e o valor do software que se está adquirindo em relação ao que está sendo cedido.

Ao realizar uma troca é essencial agir com cautela, analisar todas as informações disponíveis, fazer uma avaliação criteriosa dos benefícios e riscos envolvidos e tomar decisões conscientes. Dessa forma, será possível evitar equívocos e garantir uma troca proveitosa e satisfatória.

Ao menos três qualidades precisam ser consideradas na adesão à um software de SST: usabilidade, funcionalidades existentes e suporte.

Infelizmente, muitas vezes as deficiências de uma ou mais só são conhecidas depois da adesão, com pessoas que já foram capacitadas trabalhando no sistema e tendo muitos dados incluídos. Trocar de sistema não é tarefa fácil além de que inexiste portabilidade entre os diversos softwares de SST.

A fórmula correta para orientar uma adesão qualificada envolve:

1. Identificar as necessidades específicas: Antes de escolher um software, é importante identificar as necessidades da empresa relacionadas à SST. Isso ajudará a determinar quais recursos e funcionalidades são importantes e necessárias que o software ofereça. Lembre-se de que nem todos os softwares de SST são iguais e “ter” um software não é sinônimo de “ter um software qualificado”. Por exemplo: um software de SST pode não ter funcionalidades necessárias para atender as exigências da NR 38 e com isso, torna-se inútil para empresas de limpeza urbana.

2. Saber quem são as “cabeças pensantes” que orientam os desenvolvimentos. Se forem das áreas de SST há forte presunção de que são pessoas que conhecem os temas e sabem o que é preciso e também, como orientar desenvolvimentos do software em termos de usabilidade. Isso é: que tenha um layout amigável e que seja fácil para o uso, com muitas automações que facilitam o trabalho dos usuários e que tenha travas internas que minimizam a possibilidade de equívocos.

3. Pesquisar e comparar diferentes opções: Realize uma pesquisa detalhada de diferentes softwares disponíveis no mercado. Compare suas funcionalidades, recursos, preços e reputação para determinar qual atende melhor às necessidades da empresa. Tente não se deixar seduzir por “efeitos pirotécnicos” que mascaram deficiências e omissões em funcionalidades. Um exemplo: A análise ergonômica preliminar é uma exigência legal (NR 17) e é preciso confirmar que o sistema permite sua elaboração e mais, como isso é feito (no SIGOWEB esse tema é muito bem conduzido com diversos métodos à disposição do usuário e relatório final gerado automaticamente pelo Sistema). Ou seja: não basta ler o que o sistema diz que “faz” e é preciso ver a funcionalidade em atividade.

4. Avaliar a facilidade de uso e interface: É o que se denomina de “usabilidade”. Escolha um software que seja fácil de usar e tenha uma interface intuitiva. Os usuários devem ser capazes de usar o software sem a necessidade de uma capacitação extensa.  Fuja daqueles que exigem abrir tela sobre tela e com uma profusão de ícones a exigir memorização do que cada um significa. O software deve trabalhar para você e não o contrário!

5. Testar o software: Antes de tomar uma decisão final, teste o software para garantir que atende às necessidades da empresa. Muitos fornecedores oferecem períodos de teste gratuitos ou demos; aproveite essas oportunidades para avaliar o software em condições reais.

6. Considerar o suporte ao cliente: Verifique qual é o suporte oferecido pelo fornecedor. Isso inclui o suporte técnico, a disponibilidade de recursos de treinamento e a resposta às dúvidas e problemas do cliente.

7. Obter feedback de outras empresas: Procure feedback de outras empresas que estão usando o mesmo software. Isso pode fornecer informações valiosas sobre a experiência deles e ajudar a tomar uma decisão mais conclusiva.

CONCLUSÕES

Seguir essas melhores práticas pode ajudar a empresa a escolher o software de SST mais adequado e eficaz para suas necessidades.

Uma questão que persiste é: Quais as razões pelas quais sistemas de folha não investem em soluções de saúde e segurança melhores do que as que já possuem?  Como tem clientes que confiam em suas soluções para uma ampla variedade de itens, para eles seria extremamente útil poder contar com um software de SST que oferecesse todas as qualidades como as que vimos acima, e que ainda estivesse nativamente integrado com o sistema de folha (na verdade, sendo a sua solução mas adequada e não como hoje é entregue).

Assim, por que a insistência em manter as improfícuas soluções que tanta insatisfação geram para os clientes? Creio que não há uma mas algumas razões, como:

1) Custo: Implementar soluções de SST mais avançadas pode ser muito caro. Pode exigir desenvolvedores especializados e ainda ter que contar com mentores intelectuais das áreas de SST com muita experiência no setor e algum conhecimento de boas qualidades de um software para orientar os desenvolvimentos. Os sistemas de folha podem não considerar que o custo adicional justifique os benefícios potenciais.

2) Prioridades: Os sistemas de folha podem ter outras prioridades em mente, como melhorar a eficiência e a precisão do processamento da folha de pagamento. As soluções de SST podem não estar no topo da lista de prioridades, e talvez porque como as profundas mudanças que o setor sofreu são ainda muito recentes, é tempo insuficiente para que clientes exijam melhores soluções do que é disponibilizado e estão usando. Os porque ainda são poucos os clientes que perceberam as deficiências e adotaram uma solução por sua conta, deixando de usar o que o sistema de folha oferece e buscando no mercado softwares especialistas, mesmo que com isso tenham o ônus adicional de integrar a nova ferramenta com o sistema de folha.

3) Ilusão da conformidade regulatória: Os sistemas de folha operam dentro de um conjunto de regulamentos e requisitos legais. Se eles acreditam que já estão cumprindo todas as exigências relacionadas à SST, podem não ver a necessidade de investir em soluções adicionais.