Ordens de serviço (OS) no âmbito da saúde e segurança do mercado (SST) são exigências legais. Seu conteúdo tem informações sobre os riscos envolvidos na atividade, as medidas de segurança que devem ser tomadas para minimizar esses riscos, treinamentos eventualmente necessários e as normas internas da organização.
São apresentadas as funcionalidades do software SIGOWEB onde a geração de OS envolve processos inovadores e criativos, pelos quais uma atividade que pode ser complexa se transforma em ato simples e rotineiro.
Os desenvolvimentos apresentados são criações do corpo diretivo do SIGOWEB, todo ele constituído por profissionais das áreas de SST, o que os torna capazes de aperfeiçoar os processos decisórios pois têm conhecimentos importantes sobre tudo o que envolve essas áreas de atuação.
O conhecimento possibilita compreender os processos produtivos da atividade de atuação, entender o que o cliente precisa, quais as suas necessidades e fornecer soluções otimizadas de qualidade superior.
A origem das “OS” em SST
As OS na área de saúde e segurança do trabalho surgiram com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) em 1943. A CLT é uma lei que regulamenta as relações trabalhistas no Brasil e estabelece as obrigações das empresas em relação à saúde e segurança do trabalho.
A obrigatoriedade da OS está incluída no artigo 157, inciso II da CLT. É um documento interno que informa ao trabalhador sobre o grau de risco do trabalho que ele vai desenvolver na empresa, se existente, mostrando o que o estabelecimento faz para protegê-lo desses mesmos riscos por medidas protetivas, além de alinhar entre ambos quais as atividades realizadas, normas internas, treinamentos necessários, dentre outras informações relevantes adequadas à atividade desempenhada.
O artigo aborda as OS sobre as atividades que o trabalhador realiza dentro da empresa. Não se refere às OS que podem ser emitidas diariamente, relativas à uma atividade a ser realizada pontualmente. Com o exemplo dessa última, é a OS que um instalador de ponto de internet recebe para execução de um serviço em um determinado cliente.
A OS que abordamos é relativa à atividade do trabalhador para a empresa, podendo estar relacionada a um serviço externo (prestado a um cliente) ou a um serviço interno (prestado dentro da própria empresa).
Diferentemente da OS pontual a que é agora analisada não é entregue com frequência pelo trabalhador, que a recebe apenas uma vez. Caso haja alguma alteração nas atividades que desempenha, no método de trabalho ou qualquer situação nova que possas interferir com sua segurança, a OS deve ser fornecida novamente.
O que é a “OS” e a obrigatoriedade de elaboração e entrega
A Norma Regulamentadora 1 (NR 1) estabelece as disposições gerais sobre saúde e segurança do trabalho nas empresas. O subitem 1.4.1.(c) da NR 1 prevê que cabe ao empregador elaborar OS sobre segurança e saúde no trabalho, dando ciência aos trabalhadores. Portanto, a OS é um documento obrigatório da área de Segurança e Saúde do Trabalho emitido pelo empregador
É um mecanismo utilizado para informar e conscientizar os trabalhadores sobre os riscos profissionais a que estão expostos no ambiente ou local de trabalho. Além disso, permite detalhar por meio de um procedimento de segurança do trabalho as peculiaridades de cada atividade profissional e as medidas de ordem geral (coletivas) e equipamentos de proteção individual adotados para a proteção contra acidentes do trabalho ou de doenças profissionais e do trabalho.
A OS atende diversas finalidades importantes e funciona como: registro interno de atividades da empresa, instrumento de controle interno de produtividade, forma de descrição detalhada do serviço aos trabalhadores responsáveis por executá-lo.
Como elaborar uma Ordem de Serviço em Segurança do Trabalho
Para elaborar uma OS na área de saúde e segurança do trabalho, é necessário que o documento contenha informações específicas sobre os riscos envolvidos na atividade, bem como as medidas de segurança que devem ser tomadas para minimizar esses riscos. O documento também deve descrever detalhadamente todos os equipamentos de proteção individual (EPIs) que devem ser utilizados pelos funcionários, bem como as condições adequadas de segurança que devem ser fornecidas pela empresa. Ainda, conter as normas internas da organização e listar eventuais treinamentos que sejam necessários.
A OS deve ser elaborada de forma clara e objetiva, de modo que os funcionários possam compreender facilmente as informações contidas no documento. Além disso, o documento deve ser atualizado sempre que houver mudanças nas condições de trabalho ou nos riscos envolvidos na atividade.
Não existem regras absolutas de como uma OS deva ser elaborada. Contudo, para que o documento cumpra seu objetivo da melhor forma, é necessário que ele contenha:
- Dados do empregador
- Nome do empregado
- Setor/cargo ou Ambiente de trabalho
- Atividades desenvolvidas
- Riscos aos quais o trabalhador está exposto se existirem
- EPIs
- Medidas preventivas e normas internas da organização
- Treinamentos
- Termo de responsabilidade
- Local e data
- Assinaturas
Nesse contexto, a OS funciona como uma garantia de que o empregado está ciente das condições do trabalho e de que deve obedecer às normas de segurança da empresa.
Quando entregar uma Ordem de Serviço em Segurança do Trabalho
Nem a CLT e tampouco a NR 01 são específicas com relação ao momento de entrega da OS.
O Anexo I da NR 01 – Termos e definições – ao conceituar a OS sinaliza com um momento em que deve ser fornecida. Eis o que diz:
“Ordem de serviço de segurança e saúde no trabalho: instruções por escrito quanto às precauções para evitar acidentes do trabalho ou doenças ocupacionais. A ordem de serviço pode estar contemplada em procedimentos de trabalho e outras instruções de SST”.
Como a finalidade é “dar instruções” e informar “procedimentos de trabalho”, além de outras instruções sobre SST, o recomendável é que o trabalhador receba sua OS antes de iniciar suas atividades, para que ao começar a trabalhar já tenha as informações que o empregador lhe transmitiu.
Com isso a OS é o primeiro contato entre a segurança do trabalho e um novo trabalhador. É a porta para iniciar um relacionamento entre as duas partes, de modo a resguardar direitos e deveres de empregado e empregador.
Outro aspecto da OS é de quantas vias são necessárias. Como todo documento em que alguma pessoa recebe de outra informações relevantes, é acertado que sejam emitidas em duas vias: uma é entregue ao trabalhador e outra permanece na empresa com a assinatura do trabalhador que confirma o recebimento.
Elaborando uma “OS” de forma simples pelo sistema Sigoweb
Elaborar uma OS na área de SST pode ser um processo complexo e desafiador, especialmente se existem muitos empregados em uma organização para os quais é necessário entregar a OS ou, no caso de prestador de serviço em SST, se gerencia muitos clientes e em razão disso, existem também muitos empregados.
No SIGOWEB há uma área – denominada de “Administrativa” – onde existem funcionalidades que permitem diversos cadastros de textos, os quais são replicados pelo Sistema para todas as unidades da organização, se existentes, ou para todos os clientes do prestador de serviço.
Nessas funcionalidades cadastram-se os textos base de diversos documentos, como as OS, assim como do LTCAT e Laudos de insalubridade e periculosidade, atendo-nos na Segurança no Trabalho, pois para a Saúde ocorre o mesmo para o PCMSO e o PCA.
Esse processo possibilita que textos base sejam elaborados apenas uma vês, sem necessidade de que seja a atividade repetida “n” vezes, em cada unidade da empresa ou para cada cliente do prestador.
Na área “Administrativa”, na aba “Segurança” a pasta “Cadastros” possibilita acesso aos documentos como a imagem abaixo mostra.
Quanto a OS a imagem abaixo mostra os tópicos que necessitam receber um texto.
Na 1ª aba – “Ordem de serviço” – é informado o nome da OS e preferentemente que ele se refira aos cargos que a receberão, como por exemplo Gerente de Produção, Supervisor de Produção, Operador de Máquina ou Auxiliar de Produção.
Nas demais abas são incluídos textos relacionados com cada tema.
Na aba “Treinamento” o Sistema fornece possibilidade de cadastros de treinamentos genéricos e os específicos, sendo esses últimos aqueles vinculados a alguma NR.
Na área “SST”, na pasta “Segurança”, em “Cadastros” temos a pasta “Ordens de Serviço”.
Ao habilitar uma OS que foi cadastrada na área “SST” aparecem opções como “Editar, Excluir”.
Ao habilitar uma OS que foi cadastrada na área “Administrativa” essas opções não aparecem. Ou seja: Editar ou excluir uma OS que foi cadastrada na área “Administrativa” somente é possível nessa área.
Na área “SST”, na pasta “Segurança”, em “Tarefas” temos a pasta “Ordens de Serviço”.
Após a escolha do trabalhador para quem a OS será emitida um menu simples pelo qual se escolhe o tipo da OS que foi previamente cadastrada (ex: Gerente de Produção, Supervisor de Produção, Operador de Máquina ou Auxiliar de Produção), o número de vias desejada e a data da OS, que o Sistema coloca automaticamente como na data atual mas que pode ser editada.
A OS gerada mostra no cabeçalho os dados de identificação da empresa e do empregado.
No corpo da OS são reproduzidos os textos base que foram cadastrados para ela, seja na área “Administrativa”, seja na “SST”. Alem dos textos base o Sistema informa automaticamente dados sobre “Atividades realizadas” (o Sistema “sabe” delas pelo cadastro de cargo de onde essa informação é extraída), sobre “Riscos ocupacionais” e “Equipamento de proteção auditiva – EPI” (o Sistema “sabe” desses dados porque foram informados pela Segurança para o Ambiente de trabalho ao qual o empregado está vinculado).
Considerações Finais
No SIGOWEB existem quatro condições que tornam a elaboração e entrega de OS um processo menos complexo:
1ª condição: O cadastro de textos base na área “Administrativa” faz com que a atividade de redação desses textos ocorra apenas uma vez, pois pela replicação automática à todas as unidades da organização ou aos clientes do prestador de serviço em SST, não existem retrabalhos, o que significa expressiva redução de tempo e de custos.
2ª condição: A inteligência do Sistema compila para cada trabalhador o texto base e as informações relativas às atividades desempenhadas, eventuais riscos a que esteja exposto bem como equipamentos de proteção individual – EPIs que sejam necessários. Com isso, um procedimento para geração da OS a ser entregue a um trabalhador é todo mediado de forma sistêmica e tem um tempo final de conclusão estimado em segundos.
3ª condição: O corpo diretivo do SIGOWEB é todo constituído por profissionais das áreas de SST e isso faz com que haja uma inteligência que é importante diferencial competitivo em relação aos concorrentes.
Por sermos das áreas de SST somos capazes de aperfeiçoar os processos decisórios, pois temos conhecimentos importantes sobre tudo o que envolve essas áreas de atuação. Por isso podemos capturar dados e transformá-los em poderosos insights para a gestão da SST, que se tornam estruturados e bem embasados.
4ª condição: Derivada da condição anterior, temos o conhecimento. O conhecimento é nosso importante diferencial competitivo, especialmente importante no desenvolvimento de softwares de saúde e segurança do trabalho, onde é necessário ter conhecimentos técnicos sólidos sobre a legislação de segurança do trabalho, normas regulamentadoras, procedimentos de segurança, análise de riscos, entre outros.
Além disso, é importante compreender os processos produtivos da atividade de atuação, e notadamente entender o que o cliente precisa, o conhecer muito bem e saber quais são as suas necessidades. Esse conhecimento é utilizado para desenvolver produtos e serviços mais inovadores e eficientes, que atendam melhor às necessidades dos clientes. O conhecimento permite oferecer produtos de qualidade superior, ter preços mais competitivos, fornecer um atendimento ao cliente excepcional e possuir uma marca forte e reconhecida.
O conhecimento é o diferencial competitivo do SIGOWEB, é a vantagem que possuímos em relação aos concorrentes, e que nos permite destaque no mercado e alcançar o sucesso. Convidamos você a conhecer mais sobre o nosso sistema ao participar de um diagnóstico gratuito com o nosso time de especialistas.
